Providers, employment businesses, introductory agencies, platforms and direct arrangements

One of the most overworked words in social care has to be “agency”.

Care agency.

Recruitment agency.

Introductory agency.

Live-in care agency.

Matching agency.

Employment agency.

They can sound remarkably similar while operating under completely different arrangements.

And that matters.

It matters to the family asking who is actually responsible for the care.

It matters to the carer asking who is responsible for paying me.

It matters when something goes wrong and somebody confidently says:

“Report the agency to CQC.”

Because sometimes that is exactly the right thing to do.

And sometimes CQC has very little to do with the arrangement at all.

The name written across the top of the website does not decide who regulates a business.

What the business actually does does.

First, a very important CQC point

This article primarily explains the position in England, because the Care Quality Commission regulates health and adult social care regulated activities in England.

Scotland, Wales and Northern Ireland have their own regulatory systems and legislation, so do not automatically apply English CQC rules elsewhere in the UK.

CQC also does not simply register something because it describes itself as a “care company”.

CQC registers the legal entity carrying on a regulated activity.

One of those regulated activities is Personal care.

Broadly, this includes physical assistance with things such as eating and drinking, toileting, washing, bathing, dressing, oral care and care of the skin, hair and nails. It can also include prompting together with supervision where someone cannot make the relevant decision for themselves because of their needs.

But even where personal care is happening, there are circumstances in which the person or business involved does not have to register with CQC.

That is where much of the confusion starts.

So, who is who?

ArrangementWhat generally happensMain oversightCQC in England?

Registered homecare provider

The provider delivers and manages the care

CQC plus wider employment, safeguarding and other law

Usually yes where regulated personal care is provided

Employment business

Supplies temporary workers to a hirer

Fair Work Agency / recruitment and employment law

Not automatically

Employment agency

Finds workers who will be engaged by the hirer

Fair Work Agency / recruitment law

Not automatically

Introductory care agency

Introduces carer and client but does not manage the care afterwards

Recruitment law may apply depending on the model; general business law

Normally no, if there is genuinely no ongoing direction or control of care

Online platform / marketplace

Allows people to find or communicate with one another

Depends entirely upon what the platform actually does

Not simply because care workers use it

Directly employed carer / PA

Individual or family employs the carer

Employment, tax, pension and other employer obligations

Normally exempt where the statutory conditions are met

Independent individual carer

Carer contracts directly with the person receiving care

Contract, tax, data, safeguarding and other applicable law

Can be exempt, depending on the actual arrangement

That table is the short version.

Unfortunately, social care rarely remains in the short version for long.

So let’s look properly.

1. The regulated homecare provider

This is probably what most people picture when they hear the words “care agency”.

A regulated homecare or domiciliary care provider does more than simply put two people in contact.

Typically, the provider is responsible for delivering and managing the care service.

That can include things such as:

• recruiting and selecting suitable workers;
• arranging training, induction and supervision;
• assessing or organising the care service;
• managing staff;
• monitoring the service;
• dealing with changes;
• overseeing the quality and safety of the care being delivered.

Where a provider is carrying on the regulated activity of Personal care in England, it must register with CQC unless an exemption applies. Providing a regulated activity without the required registration is an offence.

This is the model where saying:

“Is the provider CQC registered?”

is often a very sensible question.

But it still needs one extra word:

Registered for what?

CQC registers regulated activities, not vague business descriptions.

2. The employment business

Now we move into completely different territory.

An employment business generally supplies temporary workers to another person or organisation.

Think:

“We have a worker on our books. We are supplying that worker to you for this assignment.”

The worker then performs the assignment under the supervision or direction of the hirer.

Under recruitment law, employment businesses have specific obligations concerning things such as terms, information about assignments and payment.

Importantly, an employment business cannot simply refuse to pay a worker because the hirer has not paid the agency. GOV.UK guidance states that the employment business must pay the supplied worker for work completed even if payment from the hirer has not arrived.

And as of 7 April 2026, employment agencies and employment businesses in England, Scotland and Wales are regulated in this area by the Fair Work Agency.

The Fair Work Agency replaced the former Employment Agency Standards Inspectorate.

So if you see older advice telling carers simply to “contact EAS”, that information needs updating.

But surely supplying carers means CQC?

Not necessarily.

CQC regulations specifically exclude certain arrangements where an employment agency or employment business supplies carers to another provider that is itself responsible for carrying on the regulated activity.

Again:

Who is actually providing and controlling the care service?

That is the question.

3. The employment agency

In recruitment law, an employment agency is different from an employment business.

Broadly:

• an employment agency finds someone work where they will be engaged by the hirer;
• an employment business supplies temporary workers to work for the hirer.

The public usually calls both of them “agencies”.

Because obviously social care wasn't confusing enough already.

The Employment Agencies Act 1973 and the Conduct of Employment Agencies and Employment Businesses Regulations 2003 contain rules governing these businesses.

Those rules can apply regardless of whether the person looking for work describes themselves as employed, self-employed or operates through a limited company.

They include requirements around work-finding services, terms and information given to workers.

There are also restrictions on charging workers fees simply for finding them work.

The Fair Work Agency now enforces this part of recruitment law.

4. The introductory care agency

Now we reach one of the most misunderstood models.

An introductory agency introduces a person needing care to a carer.

Then—if it is operating as a genuine introductory model—the care arrangement exists between those people, rather than the introductory business becoming the provider directing the care.

CQC specifically recognises this model.

An introductory business can do considerably more than many people realise without automatically becoming the regulated care provider.

For example, CQC guidance says activities can include:

• vetting workers before accepting them;
• checking qualifications, skills and experience;
• helping someone clarify their care requirements;
• identifying the skills a carer may need;
• signposting general training;
• providing general information about tax, health and safety or regulation;
• introducing replacement carers when requested;
• providing a separately charged payroll service;
• charging an introduction fee.

Those activities do not automatically mean the business is managing the personal care.

So where is the line?

The line becomes much more interesting when the organisation starts retaining an ongoing role in the direction or control of the personal care.

For example, CQC identifies monitoring the service and then using that information to direct changes to:

• the frequency of care;
• the type of care;
• how personal care should be carried out

as the sort of activity that can indicate an ongoing role.

That distinction is hugely important.

A business cannot necessarily avoid CQC regulation by putting “introductory agency” in its footer while actually running the care package behind the scenes.

The regulator looks at the reality of the service.

As it should.

5. The platform or marketplace

And now we arrive in the world of websites, apps, directories and membership platforms.

This is becoming increasingly important because technology allows families and carers to find one another without using a traditional agency at all.

But once again:

“Platform” is not a magic legal category.

What matters is what that platform actually does.

A platform may simply allow people to:

• publish profiles;
• advertise care requirements;
• find one another;
• communicate;
• exchange information;
• use templates or organisational tools.

Another platform might:

• choose the carer;
• dictate the rate;
• allocate shifts;
• determine duties;
• assess the client;
• create or control the care plan;
• monitor performance;
• direct how care should be delivered;
• intervene in the ongoing care arrangement.

Those are two very different propositions.

Recruitment legislation itself can apply to online platforms where their activities amount to providing work-finding services. Government guidance expressly recognises that an online platform can fall within employment-agency legislation depending upon what it does.

Similarly, CQC will be interested in substance rather than branding.

If a platform merely facilitates an introduction and has no ongoing role directing or controlling personal care, that is very different from a business actually managing the service.

A platform may therefore have responsibilities under recruitment law, contract law, consumer law, data-protection law and other legislation without being a CQC-registered care provider.

Not CQC registered does not mean “no laws apply”.

That distinction is important enough to say twice.

6. The directly employed carer or Personal Assistant

A person receiving care can employ their own carer or Personal Assistant directly.

Where that happens, the individual receiving care—or somebody lawfully acting for them—may become an employer.

GOV.UK states that where someone pays a carer or PA directly and that person is not genuinely self-employed or paid through an agency, the person hiring them will generally be the employer.

That brings responsibilities with it.

Depending on the circumstances these can include:

• an employment contract;
• PAYE and National Insurance;
• payslips;
• National Minimum Wage;
• working-time rights;
• holiday rights;
• workplace pension duties where applicable.

The Pensions Regulator specifically confirms that people directly employing carers or PAs can have automatic-enrolment responsibilities.

However, CQC's Personal care regulations contain an exemption where a carer works directly for the individual or an authorised related third party and works wholly under that person's direction and control to meet that person's own care requirements.

So again, personal care can be taking place without there being a CQC-registered domiciliary care agency sitting in the middle.

That is not a loophole.

It is an arrangement specifically recognised by the regulations.

7. The genuinely independent carer

This is where language becomes particularly important.

A carer saying:

“I'm self-employed.”

does not make them self-employed.

Nor does a contract with SELF-EMPLOYED written across the top in very determined capital letters.

Employment status is decided from the real working relationship.

HMRC says that care workers without an agency are assessed using the normal employment-status tests, including issues such as control, financial risk, business activity and the overall relationship.

But there is another nuance that is often missed.

For the purposes of the CQC regulations, “employment” is defined more broadly than PAYE employment and expressly includes working under a “contract for services”.

That can include a genuinely self-employed contractual arrangement.

The statutory Personal care exemption covers the services of an individual carer working for the person receiving care, without an employment agency or employment business involved, where the carer works wholly under that person's or related third party's direction and control to meet their own care requirements.

That does not mean every person calling themselves an independent carer is automatically outside CQC.

If somebody establishes a business that actually carries on and manages regulated personal care, operates as a partnership, employs or deploys other carers, or begins directing a wider care service, the position may change.

CQC itself warns that the legal entity carrying on the regulated activity is what matters.

This is why professional carers need to understand their business model, rather than simply adopting whichever label sounds most convenient.

Follow the control

There is a very simple way to start untangling almost any care arrangement.

Ask:

Who contracted with whom?

Is the family's contract with a care provider?

With an employment business?

With the individual carer?

Who pays the carer?

The provider?

The recruitment business?

The family?

Who sets the care?

Who decides what happens, when it happens and how it happens?

Who manages changes?

If the client's condition changes tomorrow, who reassesses, changes the instructions or reallocates care?

Who supervises the carer?

Who deals with performance, complaints, training and day-to-day direction?

Who is actually responsible for providing the service?

That last question is often far more useful than:

“Are they an agency?”

And this matters to carers too

Professional carers should know what kind of organisation they are signing up with.

If somebody is supplying you as a temporary worker, you need to know that.

If somebody is simply introducing you to a private client, you need to know that.

If the family is employing you, they need to understand that.

If you are genuinely operating your own independent business, you need to understand the responsibilities that come with it.

And if a business tells you:

“You're self-employed, but we'll tell you where to work, when to work, what you'll be paid, exactly how the work must be carried out and you can't work for anyone else…”

it may be time to ask rather more questions than:

“Where do I send my invoice?”

The label is not the protection

This is really the message I want carers and families to take from this article.

A CQC registration badge tells you something important where CQC registration is required.

But the absence of one does not automatically mean a business is operating unlawfully.

Equally, calling something:

independent care, self-employed care, introductory care or a platform

doesn't magically remove legal responsibilities.

You have to understand the arrangement.

Who provides the care?

Who controls the care?

Who supplies the worker?

Who employs or contracts with whom?

Who pays whom?

Who takes responsibility?

Once you know those things, you can start working out which laws apply and—if something goes wrong—where the problem actually belongs.

Because reporting the right problem to the wrong organisation helps nobody.

And that brings us rather neatly to Article 3:

Do You Know Who to Report To?

CQC, safeguarding, the Fair Work Agency, HMRC, the police, the ICO or the civil courts?

Because sometimes the answer is one of them.

Sometimes it is several.

And sometimes the very confident answer you were given on Facebook is pointing you in completely the wrong direction.

This article provides general information about care-business structures and regulation and is not individual legal advice. The precise regulatory position depends upon the facts of each arrangement.

Coming tomorrow — Part 3 of 6 in our mini-series, Know Who You’re Connecting With: “Do You Know Who to Report To?”

Key sources and legal framework

• Health and Social Care Act 2008 (Regulated Activities) Regulations 2014, including the definition of Personal care and Schedule 1 exemptions.
• Care Quality Commission — Scope of Registration and guidance on Personal care, introductory agencies and individual care workers.
• GOV.UK / Fair Work Agency — Employment Agencies Act 1973 and Conduct of Employment Agencies and Employment Businesses Regulations 2003 guidance.
• GOV.UK / HMRC — employment-status guidance for care workers and self-employed workers.